Zentralisieren Sie alle Einstellungsinformationen und optimieren Sie Ihren Zugang zu Talenten
Klarheit über die Kosten im Vorfeld, keine Überraschungen im Nachhinein
Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften mit einer aktuellen Akte
Ist Excel derzeit das Rückgrat Ihres Einstellungsprozesses? Sind die Einstellungsunterlagen fragmentiert oder unvollständig gespeichert?
Das mag bis zu ein paar Dutzend Personen, die Sie einstellen, gut funktionieren, aber wenn Sie strukturell mehr als das einstellen, wird es unübersichtlich. Oft gibt es auch nur eine Person, die diese Excel-Tabelle versteht, was Ihren Einstellungsprozess angreifbar macht. Wie können Sie außerdem sicher sein, dass Sie die Vorschriften einhalten?
Sind Daten über Ihre Einstellungen an verschiedenen Stellen aufzufinden?
Neben Ihrer Exceltabelle gibt es vielleicht noch das HRIS, das Beschaffungssystem oder das ERP-System, die alle Teile der Einstellungswahrheit enthalten. Es ist eine Herausforderung, all diese Systeme miteinander zu synchronisieren. Und in der Tat sind es Systeme, die von Grund auf nicht dafür gemacht sind, die Personalbeschaffung effektiv und sicher zu organisieren..
Suchen Sie eine automatisierte Lösung für eine strategische Betrachtung externer Mitarbeiter oder streben Sie Total Talent Management an?
Sie haben wahrscheinlich bereits viele (Teil-)Prozesse für Ihr Talentmanagement automatisiert. Sie gehen den nächsten Schritt in Ihrer Personalbeschaffungsstrategie, wenn Sie die Nétive VMS Suite damit verbinden. Dies garantiert eine zukunftssichere Talentstrategie.
Sie werden sich von all dem verabschieden: Anfragen von der Fachabteilung per E-Mail oder Whatsapp; Kandidaten von Agenturen per E-Mail; via-via-Kandidaten, die eigentlich nicht marktgerecht eingekauft werden; Verträge auf Sharepoint oder einem Netzlaufwerk; AVG-Risiken, dass Kandidaten nicht eingestellt werden; sich mehr als einmal mit Rechnungen und Stundenzetteln beschäftigen, weil sie nicht übereinstimmen. Und so geht es weiter und weiter. Ab heute haben Sie alles zusammen in einem Portal.
Als Einkäufer (von Personal) möchten Sie so früh wie möglich über zukünftige Verpflichtungen Bescheid wissen. Selbst wenn Sie diese bereits festgelegt haben, möchten Sie wissen, ob es Änderungen gibt, die Sie berücksichtigen müssen. Oder welche Eingriffe möglich sind, wenn es darum geht, Kosten zu sparen. An dieser Stelle kommt die Nétive VMS Suite ins Spiel. Bevor eine Verpflichtung eingegangen wird, können Genehmigungsschritte in das System aufgenommen werden. Außerdem gibt es Berichte über Echtzeit-Verpflichtungen (Obligo), die Sie bei Abweichungen alarmieren.
Es gibt bereits jetzt eine Vielzahl von Vorschriften, die Sie einhalten müssen. Darüber hinaus entwickeln sich die Gesetze und Vorschriften ständig weiter. Um zu wissen, wo Sie mit neuen Gesetzen und Verordnungen in Gefahr sind, ist es also entscheidend, dass Sie Ihre Mitarbeiter und Ihre Praxis heute kennen, um mögliche Geldstrafen zu vermeiden.
Nétive VMS Suite unterstützt Sie dabei mit seinem integrierten Compliance Management System. Sie können Compliance-Dokumente sowohl für Lieferanten als auch für Bewerber in der digitalen Akte abrufen, prüfen und speichern.
Die Nétive VMS Suite ist der Sammelpunkt für alle Ihre Informationen über die Beschäftigung von externen Mitarbeitern. Aber sie ist noch viel mehr als das. Es macht auch die Arbeit mit diesen Daten enorm einfach.
Welche Schritte müssen durchgeführt werden, bevor ein Stellenangebot veröffentlicht werden darf? Gibt es einen Beschaffungsablauf? Alle diese Arten von Entscheidungspunkten können im System implementiert werden.
Danach können Sie auch sagen, ob Sie mehr oder weniger Kontrolle brauchen. Ist der Prozess zu kompliziert? Oder werden ohnehin immer 100% aller Stellenangebote genehmigt? Ein Grund, diesen Schritt herauszunehmen! Gibt es zu viele Fälle von Nichteinhaltung? Dann fügen Sie einen Kontrollschritt hinzu.
In Zeiten von Knappheit oder Überfluss ist es immer gut zu wissen, welche Kompetenzen Sie als Unternehmen im Blick haben. Welche sind schwer oder leicht zu finden? In welche Kompetenzen müssen wir investieren?
Auch hier gilt: Messen = Wissen. Die integrierte Talentpool-Funktion gibt Ihnen einen diagonalen Blick auf alle Lebensläufe Ihrer Mitarbeiter und Kandidaten. Werfen Sie zum Beispiel in Zeiten des Mangels einen genauen Blick auf Ihren Bestand und fördern Sie den Durchgang!
Woher kommen die Kandidaten? Und wie schneiden die Anbieter im Vergleich zueinander ab? Bei den Kosten und bei der Erfüllung? Diese Art von Kennzahlen sind wichtig, um zu entscheiden, in welche Kanäle und Lieferanten Sie für einen zukunftssicheren Personalplan investieren sollten.
Natürlich funktioniert die Nétive VMS Suite auch als eigenständige Lösung. Aber wahrscheinlich befinden sich Ihre Unternehmensdaten in Ihrem ERP- oder HRIS-System, wie SAP S/4HANA oder Workday HCM. Außerdem muss Ihr Beschaffungssystem für die Bestellnummern zuständig sein, auf deren Grundlage Sie das Finanzmanagement betreiben. Und wenn ein Mitarbeiter anfängt, wird das Onboarding sicherlich in Ihrem HRIS eingeleitet. Diese Szenarien sind bekannt. In der Tat, wir nehmen sie vorweg. Unser Open API-Framework macht die Verknüpfung mit diesen und anderen Teilprozessen in Ihrer IT-Landschaft einfacher.
Bei der Entwicklung der Nétive VMS-Suite stehen immer die Bedürfnisse der Benutzer am Anfang. Insbesondere die verschiedenen Rollen im Prozess, der jeweilige Informationsbedarf und die Aktionen, die jemand in seiner Rolle ausüben muss. Ein Bereichsleiter möchte zum Beispiel schnell freie Stellen eingeben und Stundenzettel genehmigen.
Wie unser System für einen Benutzer aussieht, ist kontextabhängig. Zum Beispiel werden nach der Anmeldung sofort die offenen Aufgaben der Person angezeigt. Auch die Datensicherheit ist auf diese Weise gewährleistet. Daten, für die Sie keine Rechte haben, sehen Sie nicht.
Schließlich soll sich die Anwendung anfühlen, als kämen Sie nach Hause. Das Erscheinungsbild kann an die Corporate Identity Ihres Unternehmens angepasst werden. Und um es noch einfacher zu machen, gibt es auch eine mobile App!
Einige Unternehmen sind so weit gegangen, die externe Personalbeschaffung mit der Rekrutierung zu integrieren. Oder in anderen Fällen: externe Einstellungen mit ausgelagerten Projekten. Den Überblick über diese verschiedenen Formen der ‚Beschaffung‘ zu behalten, wird schnell zu einem Puzzle. Aus verschiedenen Anwendungen, die miteinander verbunden sind, um etwas darüber zu sagen. Mit Nétive VMS Suite wird das ganz einfach. Verwenden Sie das Rekrutierungsmodul, um auch die Rekrutierung von Festangestellten zu überwachen. Oder verwenden Sie das Modul Statement of Work, um Ihre ausgelagerten Projekte und das Onboarding von Mitarbeitern in diesen Projekten zu verwalten.
Mit dem Vakanzmanagement werden alle Talentbedürfnisse zentral erfasst. Dann sorgen Sie dafür, dass Ihre offenen Stellen auf den richtigen Kanälen veröffentlicht werden, z. B. im Intranet für die interne Mobilität, auf Ihrer Karriereseite und in externen Stellenbörsen. Außerdem möchten Sie Ihre Zulieferer über Ihre offenen Stellen informieren. Sie tun dies mit einer Schichtung oder Segmentierung (z.B. bevorzugt und nicht bevorzugt), wie mit Ihren Lieferanten vereinbart.
Sie sammeln alle Kandidaten in der Nétive VMS-Suite, um eine gute Bewertung der besten Kandidaten auf der Grundlage von Preis und Qualität vorzunehmen. Auch beim Budget gibt es keine Überraschungen: Eine vorläufige Gesamtrechnung liegt vor, sobald die Bewerbung abgeschlossen ist.
Sie erstellen Lieferantendateien für alle Zeitarbeitsfirmen, Personalvermittlern und Selbstständigen. Darin stellen Sie alle Unterlagen zur Verfügung, die Sie dann überprüfen. Außerdem halten Sie in dieser Datei alle geschäftlichen Vereinbarungen fest, die Sie mit ihnen treffen (z.B. Rahmenverträge). Sie können sogar dafür sorgen, dass die getroffenen Vereinbarungen im Nétive VMS Suite Prozess gesichert werden.
Sie entscheiden, wie offen oder geschlossen die VMS Suite für Lieferanten ist. Bekommen nur Parteien mit Vorverträgen Zugang? Dann ist das die Regel. Wünschen Sie mehr Offenheit? Dann werfen Sie einen Blick auf unsere Marktplatzfunktionalität.
In der VMS Suite können Sie mit dem spezifischen Lieferanten-Dashboard überprüfen, ob die Arbeit regelkonform ausgeführt wird und wie es um die Leistung bei der Bereitstellung von Kandidaten bestellt ist. Sowohl in Bezug auf das Volumen als auch auf die Qualität. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick und haben den richtigen Einblick.
Möchten Sie auch Dienstleistern oder Selbstständigen, mit denen Sie noch keine Geschäfte machen, die Möglichkeit bieten, Aufträge in Ihrem Unternehmen zu erhalten? Dann nutzen Sie den Marketplace von Nétive VMS Suite. Er veröffentlicht auf einer öffentlichen Website auf Ihren Wunsch hin freie Stellen. Interessierte Parteien reagieren dann auf diese Stellenausschreibungen. Sie werden dann automatisch durch Ihren Compliance-Prozess geleitet. Das bedeutet, dass Ihnen nicht nur der Lebenslauf sofort vorliegt, sondern auch alle Nachweise, die erforderlich sind, wenn Lieferanten mit Ihnen ins Geschäft kommen wollen. Eine praktische Funktion, falls die Antwort Ihrer üblichen Lieferantenlandschaft enttäuschend ausfällt.
Direct Sourcing | Das gleiche offene Prinzip, das sich jedoch an Freiberufler richtet, wird Direct Sourcing genannt. Eine Rekrutierungsstrategie für Freiberufler, ohne Einschaltung einer dritten Partei.
Bewahren Sie alle Lebensläufe von Bewerbern, die Ihnen angeboten wurden, in der Nétive VMS Suite auf. Nutzen Sie das System, um Kandidaten, die Sie nicht eingestellt haben, zu fragen, ob Sie ihre Daten gemäß den AVG behalten dürfen. Auf diese Weise bauen Sie eine Talentdatenbank auf, auf die Sie zurückgreifen können, wenn Sie das nächste Mal eine Stelle zu besetzen haben. Sie müssen also nicht immer erst auf Talentsuche gehen, sondern schauen, wen Sie bereits kennen!
Mobilität | Wenn das Talent, das Sie suchen, bereits innerhalb des Unternehmens arbeitet und Sie es versetzen möchten? Dann nutzen Sie Ihren Talentpool für interne Mobilität.
Direct Sourcing | Suchen Sie gezielt nach Freiberuflern oder Kandidaten für eine Festanstellung in dem von Ihnen aufgebauten Talentpool? Auch das ist eine Form des Direct Sourcing, die auf diese Weise möglich ist.
Für Organisationen, die zur Ausschreibung verpflichtet sind, ist die DAS-Funktionalität der VMS-Suite interessant. Sie ermöglicht es jedem Interessenten, selbst ein Angebot abzugeben und sich so um einen Auftrag zu bewerben. Die Angebote werden im VMS-Tresor gespeichert und können nach Ablauf der Frist geöffnet werden. Mit klaren Bewertungskriterien im Voraus kann der beste Kandidat unabhängig ermittelt werden, z.B. nach der EMVI-Methode. Die Rückmeldung über die Vergabe erfolgt ebenfalls über das System. Auf diese Weise wird die von den Vorschriften geforderte Transparenz ordnungsgemäß erfüllt. Nachdem der Auftrag vergeben wurde, durchläuft das System den Prozess der Vertragsbildung. Die Einhaltung der Vorschriften ist hier sehr wichtig. Aus diesem Grund werden die Auftragsbestätigung und andere wichtige Dokumente in der digitalen Akte gespeichert.
Bei der Einstellung von externem Personal ist die Aktenführung wichtig. Dies wird durch die Nétive VMS Suite auf Lieferanten-, Kandidaten- und Auftragsebene erleichtert. Und das international. Die Suite sorgt dafür, dass Sie im Voraus festlegen, von wem Sie was wann wollen. Zum Beispiel, welche Gesetze und Vorschriften für die verschiedenen Formen der Anstellung relevant sind. Denken Sie an Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen, ein SNA-Gütezeichen, AVG, DBA, WAB, VOG und vieles mehr.
Das System sorgt dafür, dass für jeden neuen Lieferanten, Kandidaten oder Auftrag ein Workflow für diese Dokumente gestartet wird. Das System generiert die Dokumente für Sie. Oder das System sorgt dafür, dass der Eigentümer des Dokuments benachrichtigt wird, dass das Dokument geliefert wurde. Während dieser Prozess abläuft, erhalten Sie einen Einblick, wie konform Ihre Einstellungen sind und wo Sie eingreifen müssen. Es besteht sogar die Möglichkeit, dass der Prozess anhält, wenn etwas nicht vollständig ist. Beispiel: Kein Führungszeugnis vorhanden? Dann dürfen Sie keine Rechnung stellen.
Zeiterfassung | Nétive VMS Suite ist eine Anwendung, in der alle am Beschäftigungsprozess beteiligten Parteien, sowohl interne als auch externe, zusammenarbeiten. Am deutlichsten wird dies bei den Zeiterfassungen. Das System hilft dem eingestellten Mitarbeiter beim Ausfüllen der Stunden. Dann benachrichtigt das System den Vorgesetzten über den Stundenzettel, der ebenfalls in der VMS Suite genehmigt wird. Auf diese Weise kommt es nie zu Missverständnissen über die geleisteten Stunden, die die Grundlage für die Rechnung bilden. Wenn Sie ein anderes System für Stunden haben, können diese hochgeladen werden, woraufhin die VMS Suite die Rechnung erstellt.
Rechnungen
Das System enthält alle Vertrags- und Stundenvereinbarungen und erstellt damit die Rechnungen. Die Häufigkeit dessen und die Regeln, die dabei wichtig sind, sind einstellbar. Nach dem Prinzip des Gutschriftverfahrens erhalten Lieferanten und Freiberufler eine Nachricht, dass ihre Rechnung vom System erstellt wurde. Sie haben dann die Möglichkeit, ihre eigene Rechnungsnummer hinzuzufügen, woraufhin die Rechnung rechtsgültig ist. Dadurch werden die Kosten für die Rechnungsverwaltung erheblich reduziert. Anschließend erfolgt die Zahlung, entweder über eine Verknüpfung mit Ihrem Buchhaltungssystem oder über einen Export Ihrer ‚Verbindlichkeiten‘. Möchten Sie lieber, dass Lieferanten und Freiberufler die Rechnungen auf „klassische“ Weise selbst erstellen? Das ist natürlich auch über unser System möglich!
Mit dem zentralisierten Prozess in der Nétive VMS Suite sind Sie jetzt in der Lage, über jede denkbare Kennzahl in Ihrem Prozess ganzheitlich zu berichten. Die VMS Suite verfügt über mehr als 100 Standardberichte und Dashboards, mit denen Sie sofort sehen können, wie die Auftragsabwicklung läuft. Welche Lieferanten gut abschneiden, welche Funktionen schwer zu besetzen sind, welche Zusagen gemacht wurden, wie viele Akten vollständig sind und vieles mehr! Sollten Sie einen Bericht benötigen, der nicht standardmäßig im System enthalten ist? Kein Problem, Sie können ganz einfach selbst einen benutzerdefinierten Bericht erstellen.
Alle Berichte lassen sich auch leicht innerhalb des Unternehmens weitergeben. Das System berücksichtigt, dass die Empfänger des Berichts nur die Daten sehen, für die sie Rechte haben. Haben Sie also ein schönes Übersichts-Dashboard? Teilen Sie es mit allen Managern und sie erhalten einen Überblick über ihre eigene(n) Abteilung(en).
Für Datenenthusiasten und die meisten vorausschauenden Personalverantwortlichen gibt es Advanced Workforce Analytics. Hier nutzt die Nétive VMS Suite die Leistungsfähigkeit ihrer zugrunde liegenden Plattform (SalesForce), in der Tableau verfügbar ist. Damit führen Sie KI-basierte Szenarioanalysen durch, lassen Vorhersagen und Interventionen auf der Grundlage Ihrer Zielvorgaben generieren und das auch noch in der gewünschten Sprache.
Machen Sie den ersten Schritt und fordern Sie den Fahrplan an.
Auf dem dynamischen Arbeitsmarkt von heute ist die Gestaltung einer Talentstrategie entscheidend. Unsere VMS Suite bietet sowohl eine Lösung zur Kostenkontrolle und Risikominderung als auch strategische Einblicke für fundierte Entscheidungen. Durch die Integration unserer VMS Suite als zentrale Drehscheibe mit Ihren anderen HR-Systemen. Aber es beginnt mit der Gestaltung Ihrer Talentstrategie.
