Verwalten Sie Ihr Beschaffungsmanagement

Was ist ein Beschaffungsmanagement-System?

Ein Beschaffungsmanagement-System ist eine Softwarelösung, die Organisationen bei der Verwaltung des Beschaffungsprozesses von externen Mitarbeitern und Freelancern unterstützt. Ein Beschaffungsmanagement-System, auch Lieferantenmanagement genannt, automatisiert und zentralisiert alle Schritte des Beschaffungsprozesses, von der Suche und Auswahl geeigneter Kandidaten bis hin zum Vertragsmanagement, zur Zeiterfassung und zur Abrechnung. Dadurch arbeiten Organisationen effizienter und haben mehr Kontrolle über ihren Beschaffungsprozess.

Automatisierung des Beschaffungsprozesses mit Nétive VMS

Die Automatisierung eines Beschaffungsprozesses umfasst verschiedene Phasen, die vom Beschaffungsmanagement-System verwaltet werden:

• Rekrutierung und Auswahl: Im System können alle Talentanforderungen zentralisiert und Stellenangebote auf den von Ihnen gewählten Kanälen veröffentlicht werden. Das System unterstützt Sie bei der Sammlung von Kandidaten, sodass Sie die beste Übereinstimmung basierend auf Preis und Qualität gewährleisten können, ohne das Budget zu überschreiten.
• Vertragsmanagement: Im System können Sie einfach Verträge und erforderliche Dokumente erstellen, sobald ein Kandidat ausgewählt wurde. Das System bietet die Möglichkeit der digitalen Signatur, wodurch der Prozess schnell und effizient abläuft und Sie sicherstellen können, dass alle rechtlichen Aspekte abgedeckt sind.
• Onboarding: Das System unterstützt den Einarbeitungsprozess neuer externer Mitarbeiter, indem es Tools zur Verfügung stellt, um den Zugang zu den erforderlichen Systemen und Informationen zu gewähren. Dies stellt sicher, dass neue Mitarbeiter schnell einsatzbereit sind und gut auf ihre Aufgaben vorbereitet sind.
• Zeiterfassung und Genehmigung: Das System erleichtert die Eingabe der geleisteten Stunden durch externe Mitarbeiter. Diese Stunden können anschließend von einem Manager genehmigt werden. Dies sorgt für eine genaue Zeiterfassung und vermeidet Missverständnisse über die geleisteten Stunden, die die Grundlage für die Abrechnung bilden.
• Abrechnung und Zahlung: Das System erstellt automatisch Rechnungen basierend auf genehmigten Stunden und Vertragsbedingungen und verwaltet den Zahlungsprozess. Dies sorgt für eine effiziente und genaue Abwicklung der Zahlungen.

Warum ist ein Beschaffungsmanagement-System wichtig?

Ein Beschaffungsmanagement-System ist wichtig, weil es die Effizienz und Genauigkeit des Beschaffungsprozesses erheblich verbessert. Es hilft Organisationen dabei:

• Kosten zu sparen: Durch die Automatisierung von Prozessen wird der administrative Aufwand reduziert und Fehler werden minimiert, was zu Kosteneinsparungen führt.
• Compliance zu gewährleisten: Das System stellt sicher, dass alle Beschaffungsaktivitäten sowohl den gesetzlichen als auch den Unternehmensrichtlinien entsprechen, wodurch Compliance gewährleistet ist.
• Transparenz zu erhöhen: Es bietet vollständige Einblicke in den gesamten Beschaffungsprozess, sodass Manager fundiertere Entscheidungen treffen können.
• Risiken zu minimieren: Da alle Informationen und Dokumentationen zentralisiert werden, können Risiken effektiver verwaltet und identifiziert werden.

Was sind die wichtigsten Merkmale eines guten Beschaffungsmanagement-Systems?

Ein qualitativ hochwertiges Beschaffungsmanagement-System zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

• Benutzerfreundlichkeit: Das System ist intuitiv und einfach zu bedienen, sowohl für Manager als auch für externe Mitarbeiter.
• Integration: Es muss sich nahtlos in andere HR- und Finanzsysteme innerhalb der Organisation integrieren lassen.
• Flexibilität: Das System ist an die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse der Organisation anpassbar.
• Berichterstattung und Analyse: Das System sollte umfassende Berichts- und Analysemöglichkeiten bieten, um Einblicke in den Beschaffungsprozess zu erhalten.
• Sicherheit: Das System muss den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen, um die Daten der Organisation und der externen Mitarbeiter zu schützen.

Was sind die Vorteile eines Beschaffungsmanagement-Systems?

Die Implementierung eines Beschaffungsmanagement-Systems bietet Unternehmen viele Vorteile. Zu den Vorteilen eines Beschaffungsmanagement-Systems gehören:

• Einsicht und Übersicht: Das Nétive VMS-System bietet einen klaren Überblick über Stellenangebote, Kandidaten, Verträge und finanzielle Verpflichtungen.
• Kostenkontrolle: Mit dem Beschaffungsmanagement-System gibt es eine klare Übersicht über alle Kosten, einschließlich Genehmigungsschritten, um finanzielle Verpflichtungen zu verwalten, bevor sie eingegangen werden.
• Compliance: Mit den sich ständig ändernden Vorschriften für Leiharbeitnehmer und Selbstständige bietet das System Einblicke, um diesen Vorschriften dauerhaft gerecht zu werden.
• Optimierter Beschaffungsprozess: Nétive VMS fungiert als zentrale Drehscheibe für alle Beschaffungsinformationen, was die Verwaltung vereinfacht und Entscheidungspunkte implementiert.
• Sicherung des Talentpools und der Talentströme: Transparenz über den Talentpool und die Leistung der Rekrutierungskanäle. Woher kommen die Kandidaten? Wie schneiden die Lieferanten im Vergleich zueinander ab? Solche Einblicke sind von großer Bedeutung und bilden die Grundlage für die strategische Personalplanung.
• Integration: Das System von Nétive VMS lässt sich einfach in die Organisation implementieren, und das Team von Nétive VMS Connect stellt sicher, dass es nahtlos mit den bestehenden Systemen zusammenarbeitet.
• Benutzerfreundlichkeit: Beim Einloggen werden sofort offene Aufgaben angezeigt, und die Anwendung kann an das Look & Feel der Organisation angepasst werden.
• Total Talent: Das Management verschiedener Formen der Beschaffung kann schnell zu einem komplexen Flickenteppich verschiedener miteinander verbundener Anwendungen werden. Die Nétive VMS Suite bietet hier Einfachheit und Übersicht.

Was sind die Kosten eines Beschaffungsmanagement-Systems? 

Die Kosten eines Beschaffungsmanagement-Systems hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie der Größe der Organisation, der Anzahl der Nutzer, den gewünschten Funktionen und der Vertragslaufzeit. Die Implementierung des Nétive VMS-Systems ist eine strategische Entscheidung, die mehrere Schritte erfordert, bevor das System betriebsbereit ist.

Die Kosten können je nach Umfang der Implementierung, den Funktionen des Systems und etwaigen Anpassungen variieren. Unternehmen müssen in Lizenzen, Schulungen, Support und möglicherweise in die Integration mit bestehenden Systemen investieren. Die Kosten werden in der Regel durch langfristige Vorteile wie Kosteneinsparungen, höhere Effizienz und Kontrolle über den Beschaffungsprozess ausgeglichen.

Wie sieht die Implementierung eines Beschaffungsmanagement-Systems aus?

Die Implementierung eines Beschaffungsmanagement-Systems erfolgt in der Regel in den folgenden Schritten:

1. Vorbereitung: Bestimmung der Bedürfnisse der Organisation und Auswahl des richtigen Systems.
2. Konfiguration: Einstellung des Systems entsprechend den spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufen der Organisation.
3. Datenmigration: Übertragung vorhandener Daten in das neue System.
4. Schulung: Schulung der Benutzer, um effektiv mit dem neuen System arbeiten zu können.
5. Testen: Gründliche Überprüfung des Systems, um sicherzustellen, dass es korrekt funktioniert.
6. Go-live: Das System wird offiziell in Betrieb genommen und unterstützt den täglichen Beschaffungsprozess.
7. Nachbetreuung: Laufende Unterstützung und Optimierung des Systems, um sicherzustellen, dass es weiterhin den Anforderungen der Organisation entspricht.

Ein gut verwaltetes Beschaffungsmanagement-System bietet Organisationen die Werkzeuge und Erkenntnisse, die sie benötigen, um ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren und zu professionalisieren, was letztendlich zu besseren Geschäftsergebnissen führt.

Interessiert an den Möglichkeiten von Nétive VMS für Ihr Unternehmen? Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich von uns zu einem optimierten Beschaffungsprozess führen!